对于被动型候选人才来说，发送个性化定制的宣传信息的效果要优于发送通用信息。为候选人量身定制宣传信息，这一工作内容包括：基于他们的个人简历与他们建立真实联结，并强调与他们工作经验相匹配的潜在成长机会。

多数招聘专员认为，使用冷冰冰的电子邮件与有前途的被动型候选人发起对话，这种做法并不明智。

而明智的做法是：首先，你必须能吸引这些候选人，让他们真正点击并阅读你的邮件。其次，你期望他们对你及你的公司形成良好的第一印象而不是直接将你拒之门外。

以下几点能够帮助你提升成功的几率，使被动候型候选人打开并回复你的“不请自来”的电子邮件：

使用吸引眼球且颇具创新力的邮件标题；

邮件简明扼要，直击重点；

提出清晰的行动请求；

为候选人提供回复的机会。

第一点：因人定制   

候选人更有可能回复那些发给他们个人的电子邮件。以他们的姓名进行称呼，并确保提供的工作与他们的工作经历相关，这样做的效果好于通用的电子邮件。可以发现，被动型候选人每周都将收到很多来自企业招聘专员的电子邮件。招聘专家建议：“你要确保自己发送的电子邮件与别人的不一样，让被动型候选人感觉自己不得不回复你的电子邮件。”

所有人都想受到重视，候选人都期望你能认真地阅读他们的简历。可以强调你与他们之间的共同点，无论是拥有相同的人脉或者共有的组织成员身份，亦或你们曾经是校友。谈及这些共性将有助于增加邮件回复率。

HR在发送电子邮件之前应当做好调研，这一点十分必要。如此便能使潜在候选人感觉到你确实花了大量功夫去了解他们以及他们的个人背景，而非广撒网多捞鱼。基于潜在候选人的背景以及工作经验向他们强调，推荐的工作为什么会给他们带来令人兴奋的职业提升，这一点也尤为重要。

想要使候选人对你提供的工作发展前景以及影响力感到兴奋，HR需要与他们讨论候选人的职业发展路径，要使他们感觉你十分关心他们的职涯发展而非将他们推入不匹配的工作之中。

另外，HR可以使用邮件模板来提高效率，但是建议你在每封邮件中增加一些私人定制的语言。如果候选人能通过邮件意识到你曾认真地阅读他们的简介，他们将感觉更有义务花时间来回复你，即使目前他们对你提供的工作并不感兴趣。

第二点：吸引注意力  

无可厚非，标题是电子邮件最重要的一部分，因为它决定了候选人是否会打开这封邮件。所以，标题应该更具创造力和吸引力。

专家一致认同招聘专员不应该将职位名称或者职位ID放在邮件标题中。并且甚至最好不要使用“工作机会”等词语。如果你正在追寻被动型候选人，即那些不打算跳槽的人，那么，他们怎么会有兴趣打开这样的邮件呢？”

第三点：简洁贴心的电子邮件  

招聘邮件应该简洁、聚焦且具有说服力。没人愿意阅读一封和短篇小说一样长的邮件，HR只有五秒钟的时间去吸引和抓住候选人的注意力。所以，HR最好将招聘邮件控制在500-600字左右，并且在邮件中向收信人本人进行问候，只是描述向候选人发送邮件的原因，并且提供自己的个人联系方式。同时，避免使用令人费解的商业术语、迫不及待地索要简历以及粘贴完整的工作描述。

招聘邮件可以强调工作的独特之处但不要罗列所有的工作描述，还可以分享企业文化以及福利待遇的独特之处。

第四点：争取期望的结果  

HR发出的招聘邮件应该制造一种紧迫感，并且告诉候选人，你期望他们如何做。直接明了、言简意赅地描述行动请求，候选人才能清楚地知道下一步应该如何申请工作。最好不要在邮件结尾写“如果你感兴趣请与我联系”这样的话。因为这样可能会为候选人不回复邮件提供了理由，可以为候选人提供一些回复的时间选项。比如，在邮件末尾写：我在星期一上午8：00到10：00以及星期二14：00到16：00有空，这两个时间段中哪个时间您更方便？

第五点：选择争取时机  

选择最恰当的日期或时间发送邮件。招聘专员可以选择非工作时间发送邮件，比如周末或者或下班之后。同时，确保候选人有机会回复邮件，也要给潜在候选人至少两天的时间回复，不要不断地催促他们。