最近一阵我有两个学员病了：DDL逼到眼前才开始写文书，又担心，又懊悔，又要熬夜，又紧张赶不上，还得硬着头皮求推荐人在最后一分钟务必提交推荐信，各种压力和煎熬，于是就发烧了。一边烧着一边还得写，简直是屋漏偏逢连夜雨。

听起来是不是很熟悉呢？

2011年的时候，我写过一篇《我的时间管理》（回复『我的时间管理』获取），有幸大家喜欢，到今天都还陆续有人转发。但我渐渐发现，如何克服拖延，完成自己给自己设下的任务和目标，可能比时间管理更为重要。

创业这两年，大事不多，杂事不少，渐渐也有些一件一件把事做完的心得，今天和大家分享。

1、不要等optimal time，马上动手

越难，越不喜欢，越需要花时间的事，似乎越是难以马上开始。我们总是能找到很多借口拖延下去：现在太忙，这会儿太累，等会要出门时间不够，让我再休息一会会。。。

拖延是有累积效应的，你越拖，对自己就越不满，这件事对你造成的不愉快感就越多，你就越不愿意开始。

这时候可能最有帮助的是两句老话：一句是万事开头难，提醒自己其实并不是整个过程都会这么不愉快，一旦开始，经验和习惯会使得接下来的历程越来越轻松；另一句是长痛不如短痛，任务不会因为你的拖延而消失，你也不会因为拖延获得真正的解脱，它还压在你的心里，使你不能100%放松享受。不如一咬牙，赶紧结束这个过程。

给自己一个『马上动手』的命令。无论遇到什么，都不要给自己左右思考的时间，不要给『似乎不需要现在做』的假理性分析以机会。把它作为你雷打不动的原则，养成习惯，一旦着手，你就会发现，再困难的任务，都有完成的一天。

2、一次只走一小步

另一个能帮助你『马上开始』的方法，就是分解任务。把一个模糊的目标分解为许多清晰的执行步骤，不但会让这个目标更容易实现，也能帮你迅速踏出最关键的第一步。

比如，如果你需要写一个冗长的报告（或一篇完全没有头绪的essay），你可以把它分解为：

Step 1：写出报告完成需要的步骤

Step 2：在纸上列出几种可供考虑讨论的主题/内容概要

Step 3：选择一个主题

Step 4：列出提纲

Step 5：列出需要查找资料的内容

Step 6：写出第一段

Step 7：写出每段的第一句

Step 8&more：陆续写出一个非常粗糙的初稿，然后慢慢分步骤完善

如果每天只需要15分钟来完成一个步骤，一篇essay其实最多也只需要两个星期。

任何任务的第一步，都可以只是『写出完成这个任务的步骤』。只要你迈过『万事开头难』的门槛，有了一点点进展，你的内心就会受到鼓舞肯定，这些正面情绪就会给你更多的动力，去一步一步做完接下来的所有步骤。

这些小步骤，也是有效的提醒，让你每天都往前推进一点点，这样当时间不知不觉的过去，你就会『不知不觉完成了耶』，而不是『不知不觉又浪费了两周』。

3、提前做好规划

很多时候，拖延是因为没有心理准备：明明是想去玩的，为什么要坐下来做一件我不喜欢的事。越觉得无法获取自己明明可以得到的休息或娱乐，就越不想动手。临时抱佛脚带来的焦虑感也会使得原本就不可爱的任务更加讨厌。提前规划能空出合理的时间，为你做好心理准备，让你在任务到来的时候，就顺其自然地接受：今天本来就应该做这件事。

一个好的规划app在这一步必不可少。这些年我试过很多To-do apps，比如众口皆碑的Todoist，DropDesk，2Do等等，但最终发现有一个app的考验，最能帮我记住，规划，和完成任务。这个app叫Any.Do。

Any.Do好用在：

#1 它只有今天，明天，下周，Someday这四个选项

我们对未来的规划是不明确的，往往只有今天，明天的时间最容易把握。以后的事，以后再说吧，让我们一次只走一小步。就算临时需要更改，也很容易把下周或someday的任务拖拽过来。

这样的设置也能帮助我们把注意力更多地放在今明两天的任务上。完成今天，盯着明天，一次只走一小步。

#2 它只有重要跟不重要这两个等级

很多to do app有好几个重要等级，好几种排列方式，琢磨一个任务到底有多重要都已经浪费死脑细胞。其实真的，任务只有今天必须完成和不必须完成两个选择，才比较容易给自己下死命令啊。

列为重要的任务会显示为红色，一下子就跟其他任务区分开来，也是很体贴的设置。

# 3它有一个Any.Do Moment的设置，每天早上提醒你再次规划和清理任务

还是一次完成一小步的原则，先把要做的事情都列完，然后慢慢细化这些任务的完成时间。

Any.Do有iOS和Andoid版，也有Mac和PC版。要是你不喜欢用apps，没关系，它还有网页版和Chrome插件版。

4、定期审视和调整

在《我的时间管理》中，我的tip第一条，就是『记录自己的时间』。要对自己的时间花在哪里有一个全面的了解，才能针对性做出改善，一小步，一小步地养成良好的任务管理习惯。

还是同一个建议：把自己的时间详细记录下来，持续两周。用不同的颜色在你的calendar上标注出每一个15分钟你都在干嘛，什么时候起床，什么时候睡觉。光看颜色分布，你就知道自己想拖延的时候什么是你的帮凶：是看电视，看朋友圈，还是微信上瞎聊天？

我自己喜欢：

把工作标成蓝色，读书时间标成蓝绿色（介于健康和工作之间的自我提升）

洗漱吃饭时间标成淡绿色，健身标成深绿色（都是健康相关嘛）

和家人朋友电话或聚会标成黄色，networking标成橘色（都是social）

校友会事宜标成紫色（跟别的颜色都能区分开来）

办些生活小杂事的时间标成淡红色（红色提醒自己这些杂事是不是能做的更有效，是不是能outsource？），最后，把娱乐和休息时间标成红色，把花在social media上的时间标成深红色

这样我的calendar一眼看过去就知道，蓝色的工作时间是多少，红色的时间又是多少，自我提升和代表健康的绿色够不够？有没有太忙而忽略了家人和朋友所以都没有黄色出现？

5、提升执行力的小tips，逐步改进

接下来，针对calendar上需要改进的部分，琢磨各种改进方式：

花太多时间看美剧，就给自己设一个每次只能看一集的限制；

花太多时间刷微博，就给自己定一个番茄钟；

盯着屏幕发呆想不出主意的时间太多，下次就转到白板和白纸，激发思路；

每天早上起来太难进入状态，就找出当天最喜欢做的事，设为第一个任务；

在书房或办公室呆太久效率下降，就拿上笔记本转到沙发（有实验证明『移动』办公对完成不同任务更有效果，比如沙发上看书最有效率，饭桌上写ideas更有思路，阳台上打电话聊的最开心）

任何tips，要真正长期发挥作用，都需要持之以恒，不断琢磨，跟自身结合，否则都只是一时新鲜，没有意义哈。

6、每天做点让自己高兴的事

我们都是情绪动物，受情绪控制的程度比我们自己以为的更深。心情好，效率就高；自我怀疑，沮丧，懊悔等等负面情绪，都会使执行力下降，更无法完成任务。

所以，完成任务的最后窍门：做点让自己高兴的事。自我鼓励的一句话，无所事事的一天里发掘的哪怕一点点小成就，在开始自我怀疑的时候立刻寻找自己的闪光点，亲人好友的肯定和支持，宠物的陪伴，运动后的好心情，哪怕只是睡前看的一页书，都会给你增加一点点成就感，鼓励你明天做的更好。

任务管理的秘诀：

学会使用适手的工具And.Do和Calendar

时时审视自己的任务管理和时间利用

利用各种小窍门：移动办公，白板，番茄钟

保持乐观的情绪