曾经的我以为职场发邮件跟平时QQ邮件通讯没什么两样，直到一脚踏入职场后，才发现其实远远没那么简单......近来不少同学跟我反映说，自从进入职场实习后，发邮件屡屡出错，不断地被领导数落，希望我能针对此出一篇推文，其实邮件也没那么难，但要注意许多细节上的问题。下面我们具体分点讲讲：

1、搞清对象

在一般的邮箱中，都会设置有“收件人（TO）”、“抄送（CC）”、“密送（BCC）”三个发送对象。

三个对象的职能各不相同，一定不能搞混！！！

收件人：本邮件主要负责人，要求回复邮件。

注意：收件人排序要按照职位高低进行先后排序

抄送：需要知晓或可能配合的人，不要求回复邮件。

注意：不要抄送给无关的人，以免造成邮件轰炸

密送：只有发件人知道密送给了谁，且被密送者不知道该邮件是否还密送给了其他人。（一般用于保护隐私，防止泄漏邮箱等......）

2、表明主题

邮件主题应该简明清晰表明主旨，有一定信息量，切勿模糊笼统。可适量添加前缀让标题更加醒目。

例如：

【请示】关于与Parsons设计学院开展教育合作相关事宜

【紧急】公司新品发布会最终版PPT确认

3、称呼到位

正式的工作邮件不同于日常的便条，需要加上适当的称呼以及落款。

一般来说，称呼以发送对象的职场身份、职业为准，不清楚的称呼为“先生（男）”、“女士（女）”。例如：刘总监、詹先生、邓医生。

（注意：切记称呼男士为“X同志”、称呼女士为“X小姐”，问我为什么？你懂的......)

同样，为了显示专业性也为了方便许多人会设置签名档，但需要注意的是在签名档中只留公司的职称和联系方式，与公司无关的联系方式（如个人微信、QQ）就不要一并列入签名档中。

4、逻辑清晰

正文内容里尽量少口水话，简明扼要地将5W1H（What什么事？When什么时间、截止时间？Where什么地点？Why为什么做？Who主要项目负责人是？How如何执行、配合）阐述清楚。在开头和结尾加上礼貌性的开场和感谢。

5、附件格式

附件格式是一个老话题了，我们经常会在给HR发送简历或者给领导客户发送文件的时候遇到对方打不开的情况。你不能保证受众跟你一样在电脑上安装了所有适配的软件。

因此，在发送office类文件（word、excel、ppt）时应尽可能将文档转化为低版本的文件，如应将pptx转换为powerpoint2003兼容的ppt格式或PDF格式。

如果你要给国外的客户发送掩饰文件，最好再准备一份keynote的文件，天知道他的macbook电脑上有没有安装office呢？

6、分类管理

随着我们接触越来越多的事情，邮件也渐渐多起来了。不少人经常抱怨每天一到办公室打开电脑未读邮件就是99+，这都是你没有很好地分类各种邮件造成的后果。

在这里我给大家的建议是申请三个不同的邮箱，对不同类型的邮件进行分类管理。

（1）私人邮箱：一般用QQ邮箱，接收朋友、同学等发送的私人信息。

（2）公司邮箱：一般用公司提供的邮箱，方便调用公司通讯录。

（3）注册邮箱：用于注册各种论坛、网站账号。